Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión [1.0]

Fecha de entrada en vigencia: [01 de de agosto 2026]

Última actualización: [30 de julio 2026]

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

Razón social

ESIVANS S.A.S.

NIT

830102646-7

Domicilio

Carrera 57 C # 127 D – 05, Bogotá D.C.

Correo electrónico para el ejercicio de derechos

servicioalcliente@esivans.com

Teléfono

3015626556

Área responsable

Servicio al cliente

2. Objeto y ámbito de aplicación

Esta política establece los criterios, las finalidades y los procedimientos que Esivans S.A.S. aplica en la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales de los titulares con los que se relaciona, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen o complementen.

Aplica a todas las bases de datos administradas por Esivans S.A.S., e incluye de manera específica el canal de notificaciones operativas por WhatsApp descrito en la sección 5.

3. Datos personales que tratamos

Los datos de los vehículos del parque automotor (placa, fechas de vigencia del SOAT, de la revisión técnico-mecánica, de las pólizas de responsabilidad civil y de la tarjeta de propiedad) constituyen información de la operación y no datos personales de los destinatarios de las notificaciones.

Esivans S.A.S. no solicita datos sensibles para la operación de este canal. Cuando el tratamiento de datos sensibles resulte necesario para otras finalidades, se informará expresamente su carácter facultativo y no se condicionará ninguna actividad a su suministro.

4. Finalidades del tratamiento

1. Remitir alertas automáticas sobre la vigencia y el vencimiento de los documentos de los vehículos del parque automotor, con antelación de 30, 15, 7 y 1 día respecto de cada fecha de vencimiento.
2. Escalar novedades relativas a documentos vencidos o próximos a vencer, y hacer seguimiento a su regularización.
3. Conservar la trazabilidad del envío, la entrega y la lectura de las notificaciones, como soporte de la gestión de cumplimiento normativo.
4. Gestionar la asignación y reasignación de los destinatarios responsables de dicha gestión.
5. Atender requerimientos de autoridades de tránsito, de control y de vigilancia, así como cumplir obligaciones legales y contractuales a cargo de Esivans S.A.S.

Los datos no se utilizan con fines publicitarios ni de mercadeo, ni se comercializan o ceden a terceros con propósitos distintos de los aquí enunciados.

5. Canal de notificaciones por WhatsApp

Para el envío de las notificaciones descritas en la sección anterior, Esivans S.A.S. utiliza WhatsApp Business Platform, servicio prestado por Meta Platforms, Inc. y sus filiales, que actúa como Encargado del Tratamiento.

Transmisión internacional de datos. El uso de esta plataforma implica que el número de teléfono del destinatario y el contenido de los mensajes se transmiten a servidores ubicados fuera del territorio colombiano. Esta transmisión se realiza en desarrollo del contrato suscrito con el Encargado, bajo condiciones de seguridad y confidencialidad, conforme al artículo 25 del Decreto 1074 de 2015.

El tratamiento que Meta Platforms, Inc. realiza de la información en su calidad de proveedor del servicio se rige adicionalmente por sus propias políticas, disponibles en sus canales oficiales.

Alcance y condiciones de uso del canal

• Las notificaciones se dirigen exclusivamente a las líneas móviles corporativas asignadas por Esivans S.A.S. al personal responsable de la gestión documental del parque automotor.
• Los mensajes se despachan únicamente en jornada hábil, de lunes a sábado entre las 7:00 y las 18:00 horas, en atención al derecho a la desconexión laboral previsto en la Ley 2191 de 2022.
• El canal se utiliza solo para comunicaciones operativas automatizadas. No se envían mensajes promocionales.
• La cuenta de WhatsApp asociada a una línea corporativa debe darse de baja y desvincularse del dispositivo al momento de su entrega, reasignación o del retiro del trabajador, conforme a la política de uso de dispositivos corporativos de la compañía.

6. Autorización del titular

El tratamiento de los datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. Esivans S.A.S. recolecta dicha autorización por medios que permiten conservar prueba de su otorgamiento, y mantiene registro de la fecha, el canal y la versión del texto aceptado.

Para el canal descrito en la sección 5, la autorización se suscribe de manera específica y separada, e informa las finalidades, la identidad del Encargado y la transmisión internacional de datos.

La autorización no será necesaria en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

7. Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija como requisito para el tratamiento.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar consultas y reclamos ante Esivans S.A.S., y quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa vigente.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que imponga su conservación.
• Acceder de forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes pueden presentarse al correo [correo], indicando el nombre y el documento de identidad del titular, la descripción de los hechos o de la información solicitada, y una dirección de contacto para la respuesta.

Consultas

Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible resolverlas en ese plazo, se informará al interesado la razón de la demora y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Se resuelven en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible resolverlos en ese plazo, se informará al interesado la razón de la demora y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

De acuerdo con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular debe agotar el trámite de consulta o reclamo ante Esivans S.A.S. como requisito previo para presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Baja del canal, cambio de canal y reasignación de destinatario

El destinatario de las notificaciones puede, en cualquier momento:

• Solicitar el cambio de canal, respondiendo CORREO a cualquier mensaje o escribiendo a [correo], para que las notificaciones se remitan a su correo electrónico institucional.
• Solicitar la reasignación del destinatario, respondiendo CAMBIO, cuando la función haya sido asignada a otra persona.
• Solicitar la suspensión del envío por WhatsApp, respondiendo BAJA. Esivans S.A.S. cesa el envío por ese canal y activa el correo electrónico institucional como canal alterno.

La suspensión del canal WhatsApp no altera las responsabilidades derivadas de la función asignada al destinatario, ni exime del deber de atender las notificaciones remitidas por el canal alterno.

10. Medidas de seguridad

Esivans S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre otras: control de acceso por perfiles, cifrado de las comunicaciones con la plataforma del Encargado, almacenamiento seguro de credenciales, registros de auditoría sobre el envío de notificaciones y acuerdos de confidencialidad con el personal que interviene en el tratamiento.

11. Conservación de los datos y vigencia de las bases de datos

Los datos de contacto se conservan mientras el titular mantenga la función o la relación que originó su recolección. Los registros de trazabilidad de las notificaciones se conservan por el término legal aplicable a los soportes de cumplimiento y, en todo caso, mientras subsista la finalidad que justificó su tratamiento o mientras exista un deber legal o contractual de conservación.

Las bases de datos administradas por Esivans S.A.S. permanecerán vigentes mientras resulten necesarias para el cumplimiento de las finalidades señaladas en esta política.

12. Tratamiento de datos de menores de edad

Esivans S.A.S. no recolecta datos personales de niñas, niños y adolescentes para las finalidades de esta política. En los casos excepcionales en que resulte necesario, el tratamiento se realizará atendiendo al interés superior del menor, respetando sus derechos fundamentales y previa autorización de su representante legal.

13. Vigencia y modificaciones

Esta política entra en vigencia a partir del [01 de agosto de 2026]. Esivans S.A.S. podrá modificarla en cualquier momento; los cambios sustanciales relativos a la identificación del Responsable o a las finalidades del tratamiento se comunicarán a los titulares antes de su implementación, a través de los canales de contacto registrados o mediante publicación en este mismo sitio.

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